Las mejores herramientas para trabajar en remoto
El trabajo en remoto ha transformado la manera en que las empresas operan, y con ello ha surgido una necesidad crucial:
Contar con herramientas tecnológicas que permitan mantener la productividad, la colaboración y la comunicación, independientemente de la ubicación de los empleados, es más importante que nunca
Es un hecho que vemos día a día con las empresas que trabajan y colaboran en los espacios de coworking de Coolab (y que suelen trabajar en remoto en muchas de sus jornadas o con distintos compañeros de otras sedes/departamentos). Y es que contar con las herramientas adecuadas permite tanto optimizar el tiempo (y por ende los recursos que destinamos a cada proyecto), como mejorar la eficiencia del trabajo en equipo.
Así que dar con las herramientas para trabajo en línea idóneas resulta vital.
Pues con este objetivo en mente nos hemos decidido a escribir el artículo de hoy. Un texto en el que exploraremos cuáles son las mejores herramientas de teletrabajo agrupadas en distintas categorías esenciales para garantizar el éxito de este modelo laboral.
Herramientas de comunicación remota
La comunicación es el pilar del trabajo en remoto. Estas herramientas de software de comunicación remota permiten mantener a todos conectados y alineados de la forma más óptima posible:
Slack
Slack es una de las herramientas más populares para la mensajería instantánea en entornos profesionales. Permite organizar conversaciones por canales temáticos, enviar mensajes privados y compartir archivos.
Además, su integración con otras aplicaciones como Google Drive o Asana lo convierte en un aliado poderoso para la gestión de equipos en remoto.
Microsoft Teams
Microsoft Teams combina chat, videollamadas y colaboración en tiempo real en documentos.
Su perfecta integración con el paquete Office 365 facilita el trabajo en equipo en remoto, especialmente para quienes ya utilizan estas herramientas. ¿Es el caso de tu empresa?
Zoom
Zoom es una herramienta de videoconferencias que ha ganado popularidad gracias a su facilidad de uso y capacidad para soportar reuniones grupales de gran tamaño. De hecho, ¡nosotros la hemos utilizado en más de una ocasión!
Con opciones para grabar sesiones, compartir pantalla y realizar webinars, es ideal para mantener reuniones periódicas y presentaciones.
Herramientas para la gestión de proyectos en remoto
Para que un equipo remoto funcione eficientemente es crucial una buena gestión de tareas. Una gestión de tareas la cual podrás coordinar de forma limpia, grupal y remota con:
Trello
Trello utiliza tableros visuales para organizar tareas, asignarlas a miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso.
Su sistema basado en «tarjetas» lo hace intuitivo y adaptable a diferentes tipos de tareas de casi cualquier tipología de negocio.
Asana
Asana es una herramienta de gestión de proyectos más avanzada que Trello (aunque no tan conocida como éste).
Ideal para equipos que necesitan funcionalidades adicionales, como la asignación de dependencias entre tareas, calendarios y cronogramas.
Notion
Notion mezcla gestión de proyectos con creación de documentos y bases de datos. Una combinación que resulta de lo más atractiva.
Su flexibilidad permite adaptarse a equipos de cualquier tamaño y organizar información de forma muy visual.
Herramientas para el almacenamiento en la nube para teletrabajo
La posibilidad de acceder a documentos desde cualquier lugar y colaborar en tiempo real es fundamental para equipos remotos. Y, dentro de este amplio abanico de posibilidades, nos gustaría destacar las siguientes opciones:
Google Drive
Google Drive permite almacenar archivos en la nube y colaborar en tiempo real en documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Es esta posibilidad de almacenamiento y trabajo en tiempo real la que lo convierte en una de las herramientas más polivalentes para toda organización.
Por otra parte, su interfaz sencilla y su integración con otras herramientas de Google lo convierten en una opción muy utilizada.
Dropbox
Dropbox ofrece almacenamiento en la nube con un enfoque especial en la sincronización rápida y segura. Es ideal para empresas que manejan archivos de gran tamaño y necesitan compartirlos frecuentemente.
OneDrive
Para empresas que utilizan el ecosistema de Microsoft, OneDrive es una solución natural para almacenamiento y colaboración en la nube, perfectamente integrada con herramientas como Word y Excel.
Si estás acostumbrado a los típicos paquetes de herramientas de Microsoft, deberías echarle un vistazo.
Herramientas de seguimiento de tiempo y productividad en trabajo remoto
En el trabajo remoto, el control del tiempo es crucial para medir la productividad sin recurrir a prácticas intrusivas. Es este control del tiempo el que ha dado lugar a herramientas como las siguientes:
Toggl
Toggl es una herramienta sencilla para rastrear el tiempo dedicado a diferentes tareas.
Su interfaz intuitiva permite identificar áreas de mejora en la gestión del tiempo, y la hacen muy fácil de comprender y utilizar por parte de cualquier usuario.
RescueTime
RescueTime realiza un seguimiento automático del tiempo que pasas en diferentes aplicaciones y sitios web.
De hecho, genera informes detallados que ayudan a comprender cómo distribuyes tu jornada laboral.
Clockify
Clockify es una herramienta gratuita para la gestión de tiempos y presupuestos. Permite a los equipos llevar un control detallado de las horas trabajadas en diferentes tareas.
Y lo que es más importante: saber si cada uno de los proyectos que aborda tu empresa es o no rentable.
Las mejores plataformas de colaboración y motivación en remoto
El bienestar emocional y la motivación son claves en el trabajo remoto. Mantenerlo resulta esencial para asegurar una colaboración estrecha y eficiente entre los distintos departamentos y profesionales de la empresa.
Kudos
Kudos es una plataforma diseñada para fomentar el reconocimiento entre colegas.
Permite a los empleados enviar mensajes de agradecimiento y motivación, mejorando la moral del equipo. Así que, ¿por qué no iba a participar tu compañía en la misma?
Headspace
Headspace ofrece meditaciones guiadas y ejercicios de mindfulness, ayudando a los equipos remotos a gestionar el estrés y mantenerse enfocados.
Si tu empresa es dada a realizar o fomentar este tipo de iniciativas, sería muy buena idea que te apoyaras en esta plataforma.
Soluciones para teletrabajo efectivo y ciberseguro
La seguridad de la información es un aspecto crucial en el trabajo remoto, dado que redunda tanto en la propia ciberseguridad de la compañía como en la efectividad de su labor diaria. En este sentido, nos gustaría destacar:
LastPass
LastPass gestiona contraseñas de forma segura, permitiendo a los equipos compartir credenciales de manera protegida.
Porque tener las contraseñas apuntadas en un Word o Excel no es que sea la forma más segura posible…
Dashlane
Dashlane es otra herramienta para gestión de contraseñas (por si buscas una alternativa adicional) que también ofrece informes de seguridad y monitoreo de la dark web.
Antivirus y firewalls
Asegúrate de que todos los dispositivos del equipo estén protegidos con antivirus de calidad, como Bitdefender o Norton.
Dentro de esta categoría existen decenas de soluciones y, en un entorno tan cambiante como es el de la ciberseguridad, resulta complicado recomendar una en concreto.
Baste decir que sí o sí tu empresa ha de estar protegida por alguna de ellas.
El trabajo en remoto, también en entornos de coworking, requiere de herramientas que garanticen la comunicación, productividad y seguridad del equipo.
Estas herramientas no sólo facilitarán el día a día laboral de tu negocio, sino que también te ayudarán a impulsar la colaboración y el éxito empresarial. Al elegir las adecuadas para tus necesidades, optimizarás tu flujo de trabajo y sacarás el máximo provecho de esta más que interesante modalidad laboral.