Las 10 mejores herramientas de gestión de proyectos online
¿Sabías que hasta un 80 % de las empresas emplea herramientas de gestión de proyectos y de colaboración para mejorar la organización de sus respectivos procesos empresariales?
Planificar, organizar y controlar adecuadamente los recursos disponibles es imprescindible para alcanzar tus objetivos empresariales. Para ser realmente productivo y eficiente.
En realidad, esta necesidad de organización siempre ha existido, pero gracias a la proliferación de herramientas digitales, ahora esta se puede cubrir mejor que nunca.
Y de forma relativamente sencilla.
Hemos preguntado a las empresas coworkers que trabajan en CooLab y nos han recomendado una serie de herramientas y plataformas que a su vez podrían ayudarte con tu gestión empresarial (de hecho, el 91% de las empresas de TI no solo utilizan una, sino dos de estas herramientas). De sus recomendaciones hemos reunido un total de 10 herramientas de gestión de proyectos probadas y comprobadas que muy sinceramente podemos aconsejarte:
¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?
Se trata de softwares y aplicaciones (la mayoría de estas últimas online) destinadas a optimizar la planificación, organización y ejecución de los distintos proyectos, acciones o actividades que forman parte del día a día de tu empresa, de tal forma que tengas un control exhaustivo sobre todas ellas.
¿Cuáles son las herramientas de gestión de proyectos online más destacadas?
Trello
Quizás el máximo exponente de la metodología Kanban. Ideal para gestionar proyectos de forma colaborativa y una herramienta muy visual.
Un diseño que además se traslada a una experiencia de usuario de lo más intuitiva, con funcionalidades de clicar y arrastrar, así como múltiples posibilidades de personalización en cuanto a su estructura. Compatible con Slack, Asana o Harvest, Trello permite llevar un exhaustivo control de las tareas mediante descripciones, etiquetas, asignaciones, fechas límite e incluso la posibilidad de crear subtareas.
Además, su versión gratuita es bastante útil de por sí para la gran mayoría de proyectos.
Kanbanize
En este caso nos encontramos ante uno de los softwares más utilizados para la gestión de proyectos agile y de cartera.
Entre sus principales virtudes está su capacidad de evolución: Kanbanize entiende que la mayoría de proyectos evolucionan con el tiempo, proporcionando para este fin líneas de tiempo, automatización del flujo de trabajo, seguimiento a tiempo real, informes automatizados, etc.
Además, al igual que Trello también emplea tablones Kanban. En este sentido, una de las mejores herramientas para gestión de proyectos ágiles.
Jira
Jira también es un software de gestión de proyectos basado en la nube. De los mismos creadores que Trello, Jira, sin embargo, está más especializado en lo que respecta a proyectos de software (aunque no se limita tan solo a estos. De hecho, conocemos a varias empresas cuyo modelo de negocio es radicalmente diferente y gestionan su actividad diaria con Jira).
Entre sus principales funcionalidades podemos destacar los flujos de trabajo personalizables, las hojas de ruta (muy útiles, ya que permiten escalar la carga de trabajo en función de las previsiones iniciales), informes visuales y a tiempo real, y la posibilidad de organizar las tareas tanto en tableros Scrum como Kanban.
ClickUp
Una herramienta gratuita de gestión de proyectos que ofrece además múltiples posibilidades de personalización. No solo a nivel visual, sino también y más bien en cuanto a estructura de organización.
Las tareas se sincronizan además con Google Calendar (perfecto para tener controladas reuniones, eventos… Incluso las vacaciones de tu equipo). Pero este es tan solo un ejemplo: ClickUp permite la integración de hasta otras 57 aplicaciones distintas.
Unido a la capacidad de organizar proyectos según prioridad, definir objetivos e incluir menciones, ClickUp es una de las herramientas para gestión de proyectos (gratis) más útiles de todas.
Slack
Slack no es solo una herramienta útil para gestionar proyectos empresariales de toda índole; también lo es para gestionar la comunicación con tu equipo.
De esta forma se combina lo mejor de plataformas como Teams con lo mejor de una herramienta de gestión de proyectos como las que estamos tratando en el presente artículo.
Disponible en inglés y español, la gran baza de Slack reside en la agilización de los procesos y la integración los mismos (comunicación y control) en un solo sitio.
Asana
A diferencia de otras de las herramientas aquí comentadas, Asana es una aplicación online de creación de listas de tareas.
Además de ser bastante visual e intuitiva, Asana permite dividir diferentes proyectos entre los distintos equipos (equipos de venta, contabilidad, atención al cliente, etc.); siendo una de las plataformas más adecuadas para empresas con distintos departamentos.
De esta manera, puedes crear proyectos para los distintos equipos, secuenciar su progreso, crear informes gráficos…
Además de estas características, Asana dispone de un par de secciones adicionales muy interesantes y útiles:
- Team conversations: para poder hablar directamente con tu departamento a través de esta plataforma sobre algún proyecto en concreto.
- Team Calendar: perfecto para saber en qué tareas está trabajando cada persona de tu equipo.
ProjectManager
Uno de los máximos exponentes en lo que se refiere a planificación de trabajo, herramientas de programación y de colaboración.
Gracias a este software puedes trabajar distintos proyectos en cascada mediante diagramas de Gantt interactivos. Es decir, a tiempo real.
Una plataforma por lo general bastante intuitiva con la que elaborar además informes y hojas de horas.
Notion
¿Un software de gestión de proyectos multiplataforma? Sí. ¿Una herramienta para tomar notas? También.
Una de las opciones preferidas por pequeñas empresas y autónomos precisamente por su capacidad de unificar ambas funcionalidades. Además de por tener galerías de Templates, contenido para almacenar y compartir (al estilo de Google Drive), guías de los proyectos y una funcionalidad para gestionar notas durante las reuniones.
El estar disponible en web, iOS y Android es sin duda otra ventaja a tener en cuenta.
Wrike
Otra opción gratuita (para equipos de 5 personas o menos) dentro de las herramientas de gestión de proyectos y con un amplio abanico de posibilidades de personalización: edición de proyectos, colores, códigos y capas de calendarios. Incluso en su versión móvil.
Este gran número de opciones de personalización lo hace muy útil para todo tipo de empresas (cada negocio tiene sus necesidades para con sus propios proyectos) y, a pesar de esta customización, su interfaz es muy sencilla e intuitiva.
Redbooth
La herramienta anteriormente conocida como Teambox es un gestor de tareas y proyectos colaborativos muy sencillo de utilizar, y también muy intuitivo.
Al igual que ocurría con Asana o Slack, Redbooth también combina las funciones típicas de una herramienta de gestión de proyectos online con un alto componente de comunicación interna: cada tarea tiene su propio muro, su propia pestaña de conversiones (chats), y la posibilidad de programar y realizar videollamadas con los demás participantes del proyecto.
Por no mencionar la posibilidad de crear archivos colaborativos al más puro estilo de Google Drive en los cuales distintas personas pueden trabajar en ellos al mismo tiempo.
Esperamos que esta selección y ejemplos de herramientas de gestión de proyectos te sean de gran ayuda en el día a día de tu compañía. Con todo, no queremos finalizar este artículo sin dar las gracias a las distintas empresas que trabajan en el espacio colaborativo de Coolab.
Sin duda una de las grandes ventajas de un Workcenter es poder trabajar mano a mano con compañías de sectores muy diferentes, colaborar con ellos, y también aprender de ellos.
Este artículo es un pequeño ejemplo de lo que se puede conseguir en este tipo de entornos. Si quieres que tu empresa también forme parte de él, contacta con nosotros sin dudarlo.
Encantados te proporcionaremos toda la información que necesites.