Cómo gestionar equipos en remoto de manera efectiva

Cómo organizar el trabajo de equipo en remoto para maximizar la productividad es una de las cuestiones más debatidas entre aquellas empresas que han optado por implementar esta modalidad de trabajo. 

Una modalidad que, por cierto, en Coolab apoyamos: sea desde casa o desde espacios de coworking, el teletrabajo plantea muchas ventajas. Sus beneficios ya los analizamos en el artículo que acabamos de dejarte, así que tampoco vamos a extendernos mucho sobre los mismos.

Baste decir que el teletrabajo permite maximizar la flexibilidad y el ahorro, así como señalar que es una modalidad muy demandada por la mayoría de profesionales.

Hoy queremos centrarnos en darte una serie de consejos para liderar equipos en remoto y mantener el rendimiento del equipo. Tips que abarquen distintos aspectos organizativos y estratégicos clave para el funcionamiento de toda empresa: 

 

Consejos para coordinar equipos en teletrabajo y lograr resultados

Cómo establecer objetivos claros y medibles para equipos en remoto

A la hora de establecer objetivos para un equipo de trabajo en remoto, los objetivos S.M.A.R.T se vuelven más necesarios que nunca. Es decir, objetivos Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y acotados en el Tiempo.

• Específicos: determina claramente el objetivo concreto que se buscas cumplir. Es decir, no vale aquello de “Incrementar las ventas”, sino “Incrementar las ventajas en un 5%” (a título de ejemplo). 
• Mediables: ¿Cómo vas a medir que se cumplen los resultados? ¿Cómo vas a evaluar si el trabajo desarrollado ha dado sus frutos? Especifica qué herramientas se utilizarán para analizar cada uno de los objetivos. 
• Alcanzables: hay que ser realistas y no tratar de llegar a la luna sino se disponen de los medios o el tiempo para ello. En este sentido, te será de gran ayuda tener en cuenta el histórico de la organización y ver los crecimientos medios que se han dado en periodos de tiempo equivalentes del pasado.
• Relevantes: ten siempre presente tu modelo de negocio y cuáles son los objetivos más importantes para el mismo. No desvíes el tiro.
• Tiempo: pon Deadlines acotados en el tiempo. Y de nuevo; que estos sean realistas. Incrementar las ventas en un 50% en un mes quizás es una tarea poco menos que imposible.

Establecer de forma concreta los objetivos de la organización ayudará a que tu equipo en remoto tenga siempre claro qué tiene que hacer y cuál es el margen de tiempo para conseguirlo.

 

Cómo establecer horarios y plazos para equipos en remoto y cumplirlos

Si lo que quieres es acotar los horarios de tu equipo, has de saber que ya existen varias herramientas online para conseguirlo, como es skello. 

Con todo, no nos olvidemos de algo muy importante: una de las grandes ventajas del teletrabajo es la flexibilidad horaria.

Si bien es recomendable que los horarios de trabajo se solapen (sobre todo, entre aquellas personas del equipo que han de realizar tareas colaborativas), tampoco se ha de ser muy rígido en cuanto a ello. 

En este sentido, es mucho más útil hacer uso de herramientas para gestionar tareas y proyectos en equipos en remoto como ClickUp, Jira o Trello. 

Es decir, plataformas y herramientas virtuales que te permitirán crear cuadros de trabajo y subtareas asociadas a los mismos; establecer responsables, recursos y límites de tiempo. De esta manera, cambiarás positivamente la forma de medir el rendimiento de tus equipos: en lugar de enfocar el trabajo al cumplimento de un horario, lo harás hacia la consecución de objetivos.

 

Cómo fomentar la colaboración y el trabajo en equipo en entornos virtuales

Uno de los grandes miedos de toda empresa que se plantea establecer el teletrabajo en su organización, es el cómo motivar equipos en remoto y mantener la motivación a largo plazo. Un miedo que, por otra parte, es un sentir muy lógico.

Al fin y al cabo, la pérdida de contacto, de cercanía, puede deparar en un equipo de trabajo menos motivado y, por lo tanto, menos eficiente.

Con el objetivo de evitarlo, ya en su día dimos una serie de claves para no perder la conexión con tu equipo en remoto. Una lectura la cual te recomendamos; aunque a continuación resumimos las estrategias más importantes para mantener el espíritu de equipo en remoto y fomentar la colaboración: 

• Establecer reuniones periódicas por videoconferencia. Reuniones que no tienen que ser necesariamente extensas (de hecho, aconsejamos justo lo contrario); pero que sirvan para que el equipo esté al tanto del día a día de la organización y de sus compañeros. 
• Formación y apoyo. Ofrecer cursos o clases formativas a tu equipo no solo les ayudará a crecer profesionalmente (un crecimiento del cual también se beneficia la empresa), sino que asimismo les hará sentirse más vinculados hacia la misma. 
• Reconocimiento del trabajo. Si bien este reconocimiento es necesario también en el trabajo presencial, en el teletrabajo cobra una mayor importancia debido, precisamente, a esa pérdida de contacto humano que comentábamos. Dar Feedback de forma frecuente no cuesta nada y es en realidad un gran motivador.

 

Cómo gestionar conflictos y resolver problemas en equipos en remoto

La falta de comunicación personal en entornos de trabajo puede conllevar malentendidos, recelos y disputas. Evitarlos en la medida de lo posible es vital para el correcto funcionamiento de cualquier empresa. 

A este respecto, hay 4 puntos fundamentales a tener en cuenta: 

• Todos en el equipo han de sentirse involucrados. De nuevo, es fundamental dar Feedback del trabajo desempeñado. Conseguir que cada profesional se sienta valorado.
• Comunicación abierta, honesta y constante. Reuniones periódicas, herramientas de chat donde los distintos compañeros de un departamento puedan charlar juntos en los proyectos en los que están involucrados (desde Telegram hasta Teams) y demás estrategias para mantener una comunicación efectiva en equipos en remoto.
• Metas y prioridades determinadas y alineadas. Volvemos de nuevo a los objetivos S.M.A.R.T. Es necesario que todo tu equipo tenga claro qué hacer en cada momento. Que sean conscientes sobre qué tareas se les pueden exigir responsabilidades y sobre cuáles no. De esta forma, evitarás frustraciones y recelos ante reprimendas no merecidas.
• Delimitar responsabilidades. Por las mismas razones que en el punto anterior: no se le puede exigir responsabilidades a un miembro del equipo si antes no se le ha informado a este de las mismas. 

 

Esperamos que estos consejos y herramientas te sean de ayuda a la hora de aumentar la productividad de tu empresa en remoto, así como la colaboración y satisfacción de todos los miembros de tu equipo. Ambos aspectos fundamentales para el éxito de cualquier organización.

Al fin y al cabo, hemos de ser realistas y, por lo tanto, conscientes de que el teletrabajo ha venido aquí para quedarse. Fomentar el trabajo desde casa o desde centros de coworking es un aspecto clave que cada vez más profesionales valoran en las ofertas de empleo. 

La obtención y retención de talento van más allá del sueldo.