Cómo organizar eventos y reuniones en un espacio de coworking
Los espacios de coworking se han convertido en lugares versátiles y dinámicos que van mucho más allá de ser simples áreas de trabajo compartido. Estos entornos fomentan la colaboración, la creatividad y la interacción entre profesionales de diversas disciplinas. Dicho de otra forma: fomentan la celebración de eventos.
Organizar eventos y reuniones en un espacio de coworking es una excelente manera de aprovechar al máximo estas instalaciones y fortalecer tu red profesional
En los espacios de Coolab ya hemos realizado eventos de distintas empresas y sectores. De hecho, contamos con salas específicas pensadas para la celebración de los mismos. Desde Labroom (ideal para realizar presentaciones) a La grada (perfecta para ponencias). Incluso Coolout, para un afterwork más distendido en el que charlen ponentes y asistentes.
La experiencia recabada de estas iniciativas nos ha llevado a la redacción de este artículo, en el cual exploraremos cómo organizar eventos y reuniones de manera efectiva en un espacio de coworking. Comenzamos:
¿Cómo organizar un espacio de coworking?
Antes de adentrarnos en la organización de eventos, es fundamental comprender cómo se gestiona un espacio de coworking. Estos lugares ofrecen áreas de trabajo compartidas, como escritorios, salas de reuniones, áreas de descanso y servicios compartidos, como impresoras y acceso a internet de alta velocidad.
Los administradores de espacios de coworking se encargan de mantener las instalaciones y brindar un ambiente propicio para el trabajo. Al menos, en Coolab nos aseguramos de que así sea, prestando además toda suerte de servicios adicionales.
¿Qué actividades se realizan en un coworking habitualmente?
Los espacios de coworking son polivalentes y pueden albergar diversas actividades, como:
- Afterwork: eventos informales al final de la jornada laboral para fomentar la interacción entre miembros.
- Desayunos de trabajo: encuentros matutinos que también se amoldan a la perfección para pequeñas reuniones informales. Para este tipo de situaciones, Foodlab es tu mejor espacio.
- Masterclass: clases magistrales impartidas por expertos en diversas disciplinas.
- Clases grupales: clases de yoga, idiomas, diseño, entre otras, que se realizan en un ambiente de coworking. Toda una gran variedad de iniciativas que, en nuestro caso, tienen cabida dentro de Labroom.
- Charlas de ponentes invitados: conferencias y charlas de expertos que comparten su conocimiento con tu empresa, tus clientes y, si así lo deseas, con otras compañías presentes en el mismo espacio de coworking.
¿Por qué deberías organizar eventos en el espacio de coworking?
La organización de eventos en un espacio de coworking ofrece numerosos beneficios para tu empresa. Pertenezca al sector que pertenezca. Estos son algunos de los motivos “genéricos” (que no por ello menos importantes) para que lo consideres:
Networking
Los eventos son oportunidades ideales para establecer conexiones profesionales. El networking es esencial en el mundo laboral actual, y un espacio de coworking es el entorno perfecto para construir tu red profesional y la de tu negocio.
Gracias a ello podrás conocer a profesionales de diversas industrias, lo que puede llevar a colaboraciones, oportunidades laborales y proyectos conjuntos.
Beneficios de hacer un evento en un coworking: visibilidad
El evento proporciona visibilidad a tu empresa y puede atraer a nuevos miembros interesados y, por lo tanto, potenciales clientes. Una buena forma de dar a conocer tus productos y/o servicios mediante un evento que sirva también para aportarles valor y utilidad, así como mostrar tu expertise.
Disponibilidad inmediata de instalaciones
Un espacio de coworking suele ofrecer espacios y salas de reuniones bien equipadas que pueden reservarse para eventos, lo que facilita la organización de encuentros más formales.
No tendrás que pelearte con terceros para el alquiler de un sitio determinado. En el propio espacio de coworking donde trabaja tu empresa ya tendrás todas las instalaciones y equipo que necesites. Siempre y cuando, claro está, dicho espacio de coworking esté preparado.
En este sentido, si necesitas algún requerimiento especial, pregúntanos y encantados te diremos si nuestras instalaciones cumplen con tus requisitos.
¿Qué eventos puedes organizar en tu espacio de coworking? Todo aquel que te imagines
Las posibilidades son variadas y van desde charlas y talleres hasta eventos culturales y sociales. La elección de los eventos dependerá de tus objetivos y de los intereses de tus grupos de interés.
De este modo, en Coolab puedes realizar desde lanzamientos de productos y servicios en Labroom; impartir ponencias, clases grupales o masterclass en La Grada o The Wall; o incluso caterings o Wine&Work Sessions en Coolout. ¡Y eso por citar tan solo algunos ejemplos! A los eventos de Coolab nos remitimos.
¿Cómo organizar un evento paso a paso?
La organización de un evento en un espacio de coworking requiere planificación y ejecución meticulosas. Estos son los pasos que te aconsejamos seguir:
- Define el objetivo a conseguir: establece claramente las metas del evento y lo que deseas lograr.
- Selecciona el formato: decide si será una charla, un taller, una masterclass u otro tipo de evento.
- Determina la fecha y el horario: elige una fecha y un horario que sean convenientes para la mayoría de los asistentes. Asegúrate de reservar el espacio que más te conviene para las fechas seleccionadas.
- Promociona el evento: utiliza estrategias de marketing para atraer a los asistentes. Esto puede incluir publicidad en redes sociales, newsletters, Paid Media y publicaciones en blogs.
- Logística: organiza la logística del evento, incluyendo la disposición del espacio, la tecnología necesaria y los materiales.
- Registro de asistentes: utiliza herramientas de registro en línea para facilitar la inscripción de los asistentes y la recabación de sus datos de contacto para posteriores acciones.
- Desarrollo del evento: asegúrate de que el evento se desarrolle sin contratiempos, proporciona el apoyo necesario y ofrece oportunidades de networking en charlas más distendidas. De nuevo, espacios como Coolout o Coolgarden son ideales para este tipo de encuentros más informales.
- Seguimiento: tras el evento, realiza un seguimiento con los asistentes y solicita su opinión para futuros acontecimientos. Recabar la información de contacto de cada uno de ellos en una base de datos te será de gran ayuda para gestionar y ejecutar esta tarea.
¿Qué hace que un evento sea exitoso?
El éxito de un evento en un espacio de coworking se mide por la calidad de la experiencia de los asistentes y la consecución de los objetivos establecidos. De este modo, podrías considerar un evento como exitoso cuando:
- Los asistentes encuentran valor en el contenido y las interacciones que se han desarrollado durante el mismo.
- Se logra una participación activa y una interacción significativa.
- El evento contribuye al crecimiento de tu negocio y la consolidación de la marca tanto en el sector como en las comunidades relevantes para tu compañía.
La organización de eventos y reuniones en un espacio de coworking ofrece innumerables ventajas tanto para los profesionales como para las propias empresas. Al crear un ambiente propicio para el networking, la formación y la colaboración, los espacios de coworking se convierten en centros de actividad empresarial dinámicos.
Si deseas fortalecer tu red profesional, aprender de expertos y fomentar el crecimiento de tu empresa, considera la organización de eventos en un espacio de coworking.
Estas actividades ofrecen una vía efectiva para construir relaciones, adquirir conocimientos y expandir tus horizontes profesionales. Tan solo has de asegurarte de encontrar el espacio de coworking perfecto para ello.