Cómo hacer que las reuniones online sean productivas: 6 aspectos que debes tener en cuenta
Las reuniones online no son algo nuevo: desde hace ya más de una década han estado presentes en bastantes empresas de nuestro país. Con todo, sin duda su gran boom se ha producido junto con la aparición de la crisis del Covid19.
Desde entonces su formato se ha popularizado al igual que el teletrabajo. Y no es para menos, ya que plantean muchas ventajas (no presencialidad; compartir informes, documentos y presentaciones en directo; flexibilidad, etc.). Sin embargo, también pueden plantear inconvenientes…
La gran ventaja de las reuniones online es su aumento de la productividad. Con todo, su mal organización o abuso de ellas pueden ocasionar el efecto contrario
Cómo organizar reuniones online y cómo evitar que estas reuniones consuman el tiempo se ha convertido en un debe de cualquier empresa u organización. De lo contrario, este ahorro de tiempo puede transmutarse en gasto, la flexibilidad en interrupciones constantes y la productividad en una pérdida de la misma.
Al tener múltiples espacios de Coworking, en Coolab estamos más que habituados a que empresas de todo tipo mantengan a diario reuniones online con clientes y con sus propios equipos. A ellas hemos recurrido para elaborar el artículo que tienes hoy ante ti.
¿Quieres saber qué nos aconsejan y cómo hacer reuniones online efectivas con un equipo en remoto? Veámoslo:
6 aspectos y métodos para hacer ágiles las reuniones online
Las reuniones de equipo no deberían durar más de 15 minutos
Por fortuna o desgracia, seguro que también en tu empresa os reunís de forma diaria. Ya sea a nivel interno o externo. La gran mayoría de estas reuniones online pueden solventarse con rapidez. Dailys, proyectos menores, actualizaciones, etc.
Este tipo de reuniones online deberían acortarse lo máximo posible. Para ello es imprescindible una organización eficiente:
- Marca un objetivo definido para dicha reunión online, y avisa del mismo a los participantes con antelación, junto con la convocatoria.
- Aborda los puntos más importantes justo al principio de la reunión online. No los dejes para el final.
- Trata de limitar las intervenciones a 2-3 minutos. Lógicamente en este punto se puede ser más o menos flexible en función de aquello de lo que se tenga que informar. Pero evitando siempre el irse por las ramas.
Estos 3 pasos también deberían serte de ayuda para reuniones online de mayor calado; aumentando, eso sí, el tiempo individual de cada intervención.
¿Entonces es productivo hacer reuniones de seguimiento diarias?
Sí si precisamente limitamos estas a 15 minutos. En dichas reuniones se deberían abordar tan solo los puntos más relevantes, y no las tareas rutinarias. De efectuarse correctamente, estas reuniones online ayudarán a que todo el equipo sea consciente de la actividad de la empresa, fomentarán el trabajo en equipo y no serán una pérdida de tiempo
Finalizada la reunión: redacta una bitácora
Corta, sencilla, directa. La idea es enviar a los asistentes de la reunión online un pequeño mail que resuma la decisión (o decisiones) tomadas; así como lo que se debe hacer a continuación.
De esta forma evitarás que toda reunión se lleve a cabo en balde.
Una bitácora concisa. Como este apartado.
¿Quién debe a asistir a una reunión de equipo? ¿Solo jefes o también empleados?
Muchas veces (demasiadas, en nuestra opinión) a las reuniones online asisten más personas de las requeridas. Personal que poco o nada tiene que ver con el tema/proyecto que se va a tratar, pero que acude o es invitada por compromiso, costumbre y otros mil y un motivos.
Esta sobre masificación de las reuniones online no solo suponen una pérdida de tiempo para dichas personas, sino también para todas las demás, ya que se deberá dedicar cierto tiempo a explicar conceptos y detallar actualizaciones que ya sabe el resto del equipo.
Para evitarlo, han de estar presentes únicamente las personas involucradas en el proyecto en cuestión. Los profesionales al cargo y su superior inmediato (y no toda la plana mayor). De hecho, compartimentar de este modo las reuniones online es una de las claves de los métodos de trabajo Agile.
1-2-4-All
Se trata de una metodología que consiste en, antes de una reunión, llevar a cabo una reflexión individual. Después, compartir dicha reflexión por parejas. Posteriormente, en grupos de 4. Y, finalmente una exposición en conjunto de cada grupo. De esta forma, se agilizan mucho las reuniones y la puesta en común de cada uno de los miembros participantes.
Cómo saber si una reunión es necesaria o no
Simple y llanamente: cuándo se han de tomar decisiones en conjunto.
Más de una vez (y de dos, y de tres…) hemos visto cómo se convocan reuniones online para informar de cambios menores, de la situación de la empresa, compartir conclusiones, etc.
Si bien este tipo de reuniones pueden ser útiles para crear equipo, se han de espaciar en el tiempo para evitar interrupciones constantes en el flujo de trabajo.
¿Quieres que el resto del equipo de su opinión? ¿Quieres fomentar el debate en busca de la mejor decisión para un tema en concreto? En ese caso, convoca la reunión online.
De lo contrario, piénsate dos veces si realmente no podrías transmitir dicha información con un simple mail.
Cómo marcar objetivos para las reuniones: la agenda de reunión
Crear una agenda de reunión te ayudará a optimizar el tiempo, aumentar la participación y evitar posteriores reuniones innecesarias porque se hayan quedado uno o dos temas en el tintero.
- La idea es abordar un objetivo. Solo uno. Un objetivo a partir del cual puedan desgranarse otras metas secundarias, pero igualmente ligadas a ese objetivo único.
- Informar del mismo a los asistentes con antelación (vía mail), para que tengan claro de qué se va a hablar y puedan preparar con tiempo los documentos o información pertinente.
- Anotar en ficha agenda/documento las decisiones que se han tomado durante la reunión online, y definir los siguientes pasos que se han de dar. Es decir, las metas que se han de cumplir en relación con el objetivo principal y cuyo cumplimiento se abordarán (si es necesario) en una reunión posterior. Paso a paso.
¿Qué hacer para que las reuniones sean más productivas?
Hay una serie de aspectos adicionales que también puede ayudarte a reducir el tiempo de las reuniones y aumentar su eficacia. Las reunimos a continuación:
- Introducir la figura de un moderador que gestione los tiempos de las intervenciones y guíe la reunión para evitar que las conversaciones se vayan por otros derroteros.
- Son muchas las plataformas a través de las cuales realizar una reunión online. Te dejamos aquí algunas de las más utilizadas: WebEx, Teams, Google Hangouts, GoToMeeting.
- Fomentar la videollamada. Los diálogos son más eficaces cuando también interviene la comunicación no verbal.
- Apoyar las reuniones en herramientas colaborativas como el propio chat de la plataforma utilizada, las encuestas o los documentos editables de Drive, por poner tres ejemplos.
Esperamos que estos consejos te sean de gran ayuda para optimizar el rendimiento de las reuniones online y cómo reducir al mínimo las reuniones innecesarias en un equipo. Con todo, si tienes alguna consulta o experiencia propia, no dudes en comentárnosla a través de nuestros perfiles de redes sociales. Estaremos encantados de ayudarte en todo lo posible.