Cómo comunicar de forma efectiva en situaciones de crisis o emergencia

31 de mayo de 2023

Ninguna empresa está a salvo de situaciones complicadas. Situaciones que requieren saber cómo comunicar malas noticias al equipo sin generar un impacto negativo, sin que afecte al desempeño general de la empresa y a la consecución de los objetivos de la misma.

Claro está, decirlo es mucho más fácil que hacerlo. Mejor dicho: saber cómo hacerlo.

Llevar a cabo una correcta comunicación de crisis, tanto a nivel externo como interno, es fundamental para solventar estas coyunturas.

Por eso mismo, a continuación, queremos darte una serie de consejos basados no solo en nuestra experiencia, sino también en la de las diversas empresas de todo tipo de tipologías que trabajan en nuestro espacio de coworking.

Es más, espacios colaborativos como el de Coolab ayudan a encontrar la mejor solución para situaciones de crisis, dada la experiencia global de la cual tu empresa puede nutrirse.

Cómo manejar conflictos y desacuerdos en el equipo mediante la comunicación

En esta y otro tipo de situaciones de crisis es siempre la prevención: elaborar un plan que estipule los roles de la empresa que han de intervenir, así como la jerarquía organizacional; los canales que han de usarse y cómo han de abordarse las situaciones más relevantes.

Esta hoja de ruta nos permitirá confrontar estos conflictos cumpliendo con la segunda máxima a seguir: la inmediatez.

Ignorar la situación no es una opción. Escuchar a las dos partes, tener en cuenta sus demandas y quejas, siempre es necesario.

Separa los hechos de las interpretaciones, y trata de buscar una solución justa y acorde a cada situación, sin por ello menoscabar a ninguna de las partes, e intentando la reconciliación entre las mismas.

Cómo lidiar con la resistencia al cambio en el equipo al comunicar nuevas iniciativas

Por mucho que nos hayan tratado de vender lo contrario, las personas tendemos a buscar una zona de confort. Un día a día el cual conozcamos y sepamos cómo debemos actuar.

Teniendo esto en cuenta, las nuevas iniciativas, si bien necesarias para el crecimiento de la empresa, no siempre son vistas con buenos ojos por parte del resto del equipo.

Ante este tipo de situaciones, lo más importantes es la información constante y la escucha activa.

Mantén siempre informado a tu equipo de todos los cambios que se van a producir, por qué se van a producir, por qué es beneficioso para la empresa (y también para ellos a título personal) y cuándo se van a implementar. Tanto de forma oral como escrita. Mantener actualizadas a las personas reducirá su nivel de incertidumbre.
Averigua qué es lo que genera la resistencia al cambio tanto a nivel grupal como personal. Saber cuáles son sus resistencias te permitirá descubrir soluciones a las mismas. De esta forma, demostrarás no solo que la empresa se preocupa por su equipo, sino que también podrás descubrir posibles puntos débiles de dicho cambio. El cómo establecer expectativas claras de comunicación en el equipo pasa precisamente por esta escucha activa.

Cómo crear un ambiente de confianza en el equipo mediante la comunicación

Un ambiente profesional donde no existe confianza entre compañeros, hacia la dirección y hacia la propia empresa es el caldo de cultivo perfecto para la aparición de conflictos, crisis y huidas de la empresa.

Dentro de las técnicas para motivar y mantener a tu equipo comprometido mediante la comunicación y crear este clima de confianza, es necesario definir procesos claros donde cada cual sepa qué responsabilidades tiene; saber premiar dichas responsabilidades (tanto a nivel de incentivos como simplemente alabar el esfuerzo invertido); promover el desarrollo autónomo (ya sea mediante cursos de formación interna como dando facilidades al equipo para que crezca a nivel profesional); siendo un ejemplo a seguir (líder no es lo mismo que jefe); fomenta la comunicación bidireccional (la escucha activa que comentábamos en el punto anterior); y trata de proteger a tu equipo en la medida de lo posible.

Implementar estas prácticas te permitirá solventar situaciones de crisis antes de que estas siquiera aparezcan. Tal y como comentamos al inicio de este artículo, la prevención es tu mejor aliada.

Cómo dar retroalimentación constructiva a tu equipo de trabajo

No hay nada peor para un equipo descontento (y, por lo tanto, susceptible de provocar situaciones de crisis internas) que una retroalimentación negativa.

Y con ello no nos referimos a que no se haya de amonestar a alguien por un trabajo mal hecho. Si no a hacerlo de forma constructiva.

Cómo mejorar la comunicación en equipo a través de la retroalimentación continua implica:

Ser empático.
Ofrecer Feedback de forma regular. Tanto el negativo como el positivo.
Sobre todo si el Feedback es negativo, haz que este sea siempre constructivo. El objetivo es ayudar a que tu equipo mejore, no juzgarlo o criticarlo.
Con todo, antes de dar ese Feedback, escucha lo que la persona tenga que decirte. Entender su perspectiva y puntos de vista te ayudará a tener un mejor contexto de la situación y a dar una respuesta más acertada.
Siempre en privado. No hay motivo para el escarnio público.
Realizar un seguimiento. ¿Tu Feedback ha ayudado a que la otra persona mejore en su trabajo?

Esperamos que estos consejos te sean de gran ayuda para mejorar la comunicación de tu empresa y resolver (mejor dicho: prevenir) situaciones de crisis que puedan originarse.

De forma resumida, podríamos decir que lo más importante es tratar a tu equipo como te gustaría que te trataran a ti. Valora su esfuerzo, su profesionalidad y su tiempo; así como el de tus clientes. Ejemplo de ello podría ser, también, el cómo hacer reuniones de equipo más productivas y efectivas.