Autor: especialistasweb2

Ninguna empresa está a salvo de situaciones complicadas. Situaciones que requieren saber cómo comunicar malas noticias al equipo sin generar un impacto negativo, sin que afecte al desempeño general de la empresa y a la consecución de los objetivos de la misma.

Claro está, decirlo es mucho más fácil que hacerlo. Mejor dicho: saber cómo hacerlo.

Llevar a cabo una correcta comunicación de crisis, tanto a nivel externo como interno, es fundamental para solventar estas coyunturas. 

Por eso mismo, a continuación, queremos darte una serie de consejos basados no solo en nuestra experiencia, sino también en la de las diversas empresas de todo tipo de tipologías que trabajan en nuestro espacio de coworking.

Es más, espacios colaborativos como el de Coolab ayudan a encontrar la mejor solución para situaciones de crisis, dada la experiencia global de la cual tu empresa puede nutrirse. 

Cómo manejar conflictos y desacuerdos en el equipo mediante la comunicación

En esta y otro tipo de situaciones de crisis es siempre la prevención: elaborar un plan que estipule los roles de la empresa que han de intervenir, así como la jerarquía organizacional; los canales que han de usarse y cómo han de abordarse las situaciones más relevantes. 

Esta hoja de ruta nos permitirá confrontar estos conflictos cumpliendo con la segunda máxima a seguir: la inmediatez. 

Ignorar la situación no es una opción. Escuchar a las dos partes, tener en cuenta sus demandas y quejas, siempre es necesario. 

Separa los hechos de las interpretaciones, y trata de buscar una solución justa y acorde a cada situación, sin por ello menoscabar a ninguna de las partes, e intentando la reconciliación entre las mismas. 

Cómo lidiar con la resistencia al cambio en el equipo al comunicar nuevas iniciativas

Por mucho que nos hayan tratado de vender lo contrario, las personas tendemos a buscar una zona de confort. Un día a día el cual conozcamos y sepamos cómo debemos actuar.

Teniendo esto en cuenta, las nuevas iniciativas, si bien necesarias para el crecimiento de la empresa, no siempre son vistas con buenos ojos por parte del resto del equipo. 

Ante este tipo de situaciones, lo más importantes es la información constante y la escucha activa. 

• Mantén siempre informado a tu equipo de todos los cambios que se van a producir, por qué se van a producir, por qué es beneficioso para la empresa (y también para ellos a título personal) y cuándo se van a implementar. Tanto de forma oral como escrita. Mantener actualizadas a las personas reducirá su nivel de incertidumbre.
• Averigua qué es lo que genera la resistencia al cambio tanto a nivel grupal como personal. Saber cuáles son sus resistencias te permitirá descubrir soluciones a las mismas. De esta forma, demostrarás no solo que la empresa se preocupa por su equipo, sino que también podrás descubrir posibles puntos débiles de dicho cambio. El cómo establecer expectativas claras de comunicación en el equipo pasa precisamente por esta escucha activa.

Cómo crear un ambiente de confianza en el equipo mediante la comunicación

Un ambiente profesional donde no existe confianza entre compañeros, hacia la dirección y hacia la propia empresa es el caldo de cultivo perfecto para la aparición de conflictos, crisis y huidas de la empresa.

Dentro de las técnicas para motivar y mantener a tu equipo comprometido mediante la comunicación y crear este clima de confianza, es necesario definir procesos claros donde cada cual sepa qué responsabilidades tiene; saber premiar dichas responsabilidades (tanto a nivel de incentivos como simplemente alabar el esfuerzo invertido); promover el desarrollo autónomo (ya sea mediante cursos de formación interna como dando facilidades al equipo para que crezca a nivel profesional); siendo un ejemplo a seguir (líder no es lo mismo que jefe); fomenta la comunicación bidireccional (la escucha activa que comentábamos en el punto anterior); y trata de proteger a tu equipo en la medida de lo posible.

Implementar estas prácticas te permitirá solventar situaciones de crisis antes de que estas siquiera aparezcan. Tal y como comentamos al inicio de este artículo, la prevención es tu mejor aliada.

Cómo dar retroalimentación constructiva a tu equipo de trabajo

No hay nada peor para un equipo descontento (y, por lo tanto, susceptible de provocar situaciones de crisis internas) que una retroalimentación negativa.

Y con ello no nos referimos a que no se haya de amonestar a alguien por un trabajo mal hecho. Si no a hacerlo de forma constructiva.

Cómo mejorar la comunicación en equipo a través de la retroalimentación continua implica:

• Ser empático.
• Ofrecer Feedback de forma regular. Tanto el negativo como el positivo.
• Sobre todo si el Feedback es negativo, haz que este sea siempre constructivo. El objetivo es ayudar a que tu equipo mejore, no juzgarlo o criticarlo. 
• Con todo, antes de dar ese Feedback, escucha lo que la persona tenga que decirte. Entender su perspectiva y puntos de vista te ayudará a tener un mejor contexto de la situación y a dar una respuesta más acertada.
• Siempre en privado. No hay motivo para el escarnio público.
• Realizar un seguimiento. ¿Tu Feedback ha ayudado a que la otra persona mejore en su trabajo?

Esperamos que estos consejos te sean de gran ayuda para mejorar la comunicación de tu empresa y resolver (mejor dicho: prevenir) situaciones de crisis que puedan originarse.

De forma resumida, podríamos decir que lo más importante es tratar a tu equipo como te gustaría que te trataran a ti. Valora su esfuerzo, su profesionalidad y su tiempo; así como el de tus clientes. Ejemplo de ello podría ser, también, el cómo hacer reuniones de equipo más productivas y efectivas.

¿Cómo desarrollar habilidades de colaboración en los empleados? ¿Cómo desarrollar una cultura de colaboración en la empresa? ¿Cómo resolver conflictos en equipos de trabajo de manera colaborativa? 

No son pocas las técnicas de trabajo en equipo que permiten abordar todos y cada uno de estos puntos, pero el coworking es una de las más eficaces.

Ejemplos de empresas que fomentan la colaboración entre sus empleados y que nacieron en un coworking no faltan: Instagram, Uber, Spotify o Indiegogo son solo algunos de los grandes nombres que surgieron en este tipo de espacios. 

Entidades que no hubieran sido posibles de haberse creado en entornos de trabajo no colaborativos. ¿Motivos? Los siguientes: 

La importancia del networking en el trabajo

Primera de las razones y quizás una de las más importantes: llevar tu empresa a un espacio de coworking te permitirá estar en contacto estrecho con profesionales tanto de tu sector como de otras tipologías de negocio.

Coworkers con los que crear sinergias laborales y de los que a su vez aprender. Instagram no hubiera sido lo mismo sin combinar Diseño + Experiencia de usuario. Uber de un enorme trabajo de programación + conocimientos del servicio de transportes de Nueva York (donde nació).

Al igual que estas marcas de calado, tu proyecto empresarial también puede beneficiarse de dichas conexiones. No por nada es uno de los mejores métodos para fomentar la colaboración entre equipos de trabajo.

Modelo mixto: flexibilidad

Los profesionales ya no solo valoran el salario a la hora de optar o permanecer en una empresa. Aspectos tales como el teletrabajo cada vez son más valorados, y si quieres captar y retener talento para tu negocio debes tenerlo muy en cuenta. 

Con todo, el teletrabajo al 100% también plantea ciertos problemas: perdida de control, falta de cohesión del equipo, dificultad a la hora de ir alineados para la consecución de los objetivos estratégicos… 

El modelo mixto se postula como una gran opción para combinar ambos sistemas. Un modelo aún más sostenible si se opta por un espacio de coworking en lugar de por el alquiler de unas oficinas, ya que no tendrás que invertir en una oficina exclusiva para los escasos días de trabajo presencial y, al mismo tiempo, se convierte en una de las mejores herramientas para facilitar la colaboración en línea.

Un ahorro de costes que nos lleva al siguiente punto: 

Reducción de costes 

Según un estudio de AIN Business Center, las empresas que optan por coworking pueden alcanzar porcentajes de ahorro de entre el 38% y el 79%.

La razón detrás de ello es evidente: los costes fijos asociados al alquiler de una oficina tradicional.

Este ahorro se da en gastos como la limpieza, la electricidad, el agua, el mantenimiento o el teléfono.

En Coolab, por ejemplo, contamos con espacios de coworking desde 140 €/mes, que incluyen el propio espacio físico, conexión Wifi, asesoría, acceso a sala de reuniones, etc.

Haz cuentas por ti mismo. ¿Te compensa el alquiler de la oficina donde actualmente se encuentra tu empresa?  

Crecimiento escalable

Los espacios de coworking son ubicaciones con muchos puntos a favor para todo tipo de empresas. Ahora bien, quizás quien mejor se beneficie de estas ventajas son las startups.

Principalmente por un motivo: la escalabilidad.

Crecer en poco tiempo suele ser uno de los objetivos de las nuevas empresas. Empresas que buscan conseguir nuevos clientes y proyectos, a los cuales habrán de dedicar un número creciente de profesionales.

Los espacios de coworking permiten solventar esta necesidad, adaptándose al espacio que necesites, pudiendo alquilar más escritorios según vayan incorporándose más personas al equipo. 

Imagen profesional

En este sentido, las startups también ganan al poder disponer de un espacio físico e incluso salas de reuniones privadas donde atender a sus clientes.

La posibilidad de disfrutar de este tipo de espacios logra que se proyecte una imagen mucho más profesional que el visitar siempre a dichos clientes en sus lugares de trabajo, o mediante reuniones online. 

Unos espacios que, por otra parte, tu empresa puede aprovechar para todo tipo de reuniones (externas e internas), talleres formativos, exposiciones, dinámicas, etc. 

Aumento de la productividad

El trabajar en un espacio físico, acompañado de otros miembros del equipo, viene asociado a un descenso de las distracciones.

Distracciones que siempre tenemos a mano en modelos de trabajo donde el teletrabajo está 100% presente. 

Como comentábamos anteriormente, los espacios de coworking facilitan los modelos mixtos. Modelos donde los días de trabajo presencial ayudarán a crear esas dinámicas de grupo esenciales para la consecución de objetivos comunes.

De esta forma, debido a estos 6 beneficios, los espacios de coworking se convierten en la opción ideal donde congeniar el modelo de trabajo mixto, mejorar la comunicación entre miembros de un equipo, y mejorar la productividad en el trabajo en equipo.

Optimizaciones que vienen acompañadas de un ahorro en costes.

Si estás interesado en llevar tu empresa a uno de estos espacios, te invitamos a contactar con nosotros sin ningún tipo de compromiso. Estaremos encantados de dar respuesta a todas tus consultas. 

Cómo organizar el trabajo de equipo en remoto para maximizar la productividad es una de las cuestiones más debatidas entre aquellas empresas que han optado por implementar esta modalidad de trabajo. 

Una modalidad que, por cierto, en Coolab apoyamos: sea desde casa o desde espacios de coworking, el teletrabajo plantea muchas ventajas. Sus beneficios ya los analizamos en el artículo que acabamos de dejarte, así que tampoco vamos a extendernos mucho sobre los mismos.

Baste decir que el teletrabajo permite maximizar la flexibilidad y el ahorro, así como señalar que es una modalidad muy demandada por la mayoría de profesionales.

Hoy queremos centrarnos en darte una serie de consejos para liderar equipos en remoto y mantener el rendimiento del equipo. Tips que abarquen distintos aspectos organizativos y estratégicos clave para el funcionamiento de toda empresa: 

Consejos para coordinar equipos en teletrabajo y lograr resultados

Cómo establecer objetivos claros y medibles para equipos en remoto

A la hora de establecer objetivos para un equipo de trabajo en remoto, los objetivos S.M.A.R.T se vuelven más necesarios que nunca. Es decir, objetivos Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y acotados en el Tiempo.

• Específicos: determina claramente el objetivo concreto que se buscas cumplir. Es decir, no vale aquello de “Incrementar las ventas”, sino “Incrementar las ventajas en un 5%” (a título de ejemplo). 
• Mediables: ¿Cómo vas a medir que se cumplen los resultados? ¿Cómo vas a evaluar si el trabajo desarrollado ha dado sus frutos? Especifica qué herramientas se utilizarán para analizar cada uno de los objetivos. 
• Alcanzables: hay que ser realistas y no tratar de llegar a la luna sino se disponen de los medios o el tiempo para ello. En este sentido, te será de gran ayuda tener en cuenta el histórico de la organización y ver los crecimientos medios que se han dado en periodos de tiempo equivalentes del pasado.
• Relevantes: ten siempre presente tu modelo de negocio y cuáles son los objetivos más importantes para el mismo. No desvíes el tiro.
• Tiempo: pon Deadlines acotados en el tiempo. Y de nuevo; que estos sean realistas. Incrementar las ventas en un 50% en un mes quizás es una tarea poco menos que imposible.

Establecer de forma concreta los objetivos de la organización ayudará a que tu equipo en remoto tenga siempre claro qué tiene que hacer y cuál es el margen de tiempo para conseguirlo.

Cómo establecer horarios y plazos para equipos en remoto y cumplirlos

Si lo que quieres es acotar los horarios de tu equipo, has de saber que ya existen varias herramientas online para conseguirlo, como es skello. 

Con todo, no nos olvidemos de algo muy importante: una de las grandes ventajas del teletrabajo es la flexibilidad horaria.

Si bien es recomendable que los horarios de trabajo se solapen (sobre todo, entre aquellas personas del equipo que han de realizar tareas colaborativas), tampoco se ha de ser muy rígido en cuanto a ello. 

En este sentido, es mucho más útil hacer uso de herramientas para gestionar tareas y proyectos en equipos en remoto como ClickUp, Jira o Trello. 

Es decir, plataformas y herramientas virtuales que te permitirán crear cuadros de trabajo y subtareas asociadas a los mismos; establecer responsables, recursos y límites de tiempo. De esta manera, cambiarás positivamente la forma de medir el rendimiento de tus equipos: en lugar de enfocar el trabajo al cumplimento de un horario, lo harás hacia la consecución de objetivos.

Cómo fomentar la colaboración y el trabajo en equipo en entornos virtuales

Uno de los grandes miedos de toda empresa que se plantea establecer el teletrabajo en su organización, es el cómo motivar equipos en remoto y mantener la motivación a largo plazo. Un miedo que, por otra parte, es un sentir muy lógico.

Al fin y al cabo, la pérdida de contacto, de cercanía, puede deparar en un equipo de trabajo menos motivado y, por lo tanto, menos eficiente.

Con el objetivo de evitarlo, ya en su día dimos una serie de claves para no perder la conexión con tu equipo en remoto. Una lectura la cual te recomendamos; aunque a continuación resumimos las estrategias más importantes para mantener el espíritu de equipo en remoto y fomentar la colaboración: 

• Establecer reuniones periódicas por videoconferencia. Reuniones que no tienen que ser necesariamente extensas (de hecho, aconsejamos justo lo contrario); pero que sirvan para que el equipo esté al tanto del día a día de la organización y de sus compañeros. 
• Formación y apoyo. Ofrecer cursos o clases formativas a tu equipo no solo les ayudará a crecer profesionalmente (un crecimiento del cual también se beneficia la empresa), sino que asimismo les hará sentirse más vinculados hacia la misma. 
• Reconocimiento del trabajo. Si bien este reconocimiento es necesario también en el trabajo presencial, en el teletrabajo cobra una mayor importancia debido, precisamente, a esa pérdida de contacto humano que comentábamos. Dar Feedback de forma frecuente no cuesta nada y es en realidad un gran motivador.

Cómo gestionar conflictos y resolver problemas en equipos en remoto

La falta de comunicación personal en entornos de trabajo puede conllevar malentendidos, recelos y disputas. Evitarlos en la medida de lo posible es vital para el correcto funcionamiento de cualquier empresa. 

A este respecto, hay 4 puntos fundamentales a tener en cuenta: 

• Todos en el equipo han de sentirse involucrados. De nuevo, es fundamental dar Feedback del trabajo desempeñado. Conseguir que cada profesional se sienta valorado.
• Comunicación abierta, honesta y constante. Reuniones periódicas, herramientas de chat donde los distintos compañeros de un departamento puedan charlar juntos en los proyectos en los que están involucrados (desde Telegram hasta Teams) y demás estrategias para mantener una comunicación efectiva en equipos en remoto.
• Metas y prioridades determinadas y alineadas. Volvemos de nuevo a los objetivos S.M.A.R.T. Es necesario que todo tu equipo tenga claro qué hacer en cada momento. Que sean conscientes sobre qué tareas se les pueden exigir responsabilidades y sobre cuáles no. De esta forma, evitarás frustraciones y recelos ante reprimendas no merecidas.
• Delimitar responsabilidades. Por las mismas razones que en el punto anterior: no se le puede exigir responsabilidades a un miembro del equipo si antes no se le ha informado a este de las mismas. 

Esperamos que estos consejos y herramientas te sean de ayuda a la hora de aumentar la productividad de tu empresa en remoto, así como la colaboración y satisfacción de todos los miembros de tu equipo. Ambos aspectos fundamentales para el éxito de cualquier organización.

Al fin y al cabo, hemos de ser realistas y, por lo tanto, conscientes de que el teletrabajo ha venido aquí para quedarse. Fomentar el trabajo desde casa o desde centros de coworking es un aspecto clave que cada vez más profesionales valoran en las ofertas de empleo. 

La obtención y retención de talento van más allá del sueldo.  

Bien implementadas, las dinámicas de equipos tienen grandes beneficios en cualquier tipología de empresa. Sea esta una pyme o una multinacional, una compañía de trabajo netamente presencial como aquellas donde el teletrabajo es una constante. 

Crear una “química” es vital para lograr la cohesión de los equipos, que todos trabajen a una para la consecución de los objetivos, y para crear un clima agradable que ayude a captar y retener talento profesional.

Y con todo, estas no son las únicas ventajas del diseño de una dinámica de equipos eficaz:

• Un buen trabajo en equipo optimiza a su vez el rendimiento neto de la empresa. Tanto en resultados como en gestión de tiempos y de recursos.
• También conlleva un aumento de la satisfacción del propio equipo. Una satisfacción que, a su vez, redunda en el rendimiento que comentábamos.
• El crear un entorno de trabajo agradable favorece la imagen de la compañía, lo cual facilita la contratación de nuevos talentos, así como la retención de los ya existentes en la empresa: el sueldo no es lo único que valora un profesional.

En este sentido, en nuestros espacios de coworking hemos visto cómo muchas veces empresas de todo tipo implementan dinámicas de equipos. Acciones de la cual hemos aprendido en Coolab dos cosas:

• Su efectividad cuando son bien implementadas.
• Que estas varían (y han de variar) en función del objetivo a conseguir.

Por eso mismo, en el artículo de hoy queremos ver distintas ideas para diseñar dinámicas de equipo en función de qué meta se pretenda alcanzar. Dinámicas de equipo para hacer en menos de 15 minutos y obtener resultados efectivos.

Comenzamos: 

Dinámicas de equipo para fomentar la comunicación

Lograr que todos los miembros del equipo o de una empresa hablen entre sí y creen sinergias entre ellos (sinergias que les ayuden a conocerse mejor y trabajar en equipo de cara a lograr los objetivos de la empresa), no siempre es tarea fácil. Sobre todo, en compañías de cierto calado. 

Para conseguirlo, te proponemos el siguiente ejercicio; una dinámica de equipo para mejorar la colaboración a nivel interno, así como una dinámica de equipo para fomentar el trabajo en equipo: 

Completa tu carta

Un ejercicio que puedes realizar a partir de una simple baraja de cartas (4 por cada participante), las cuales habrás de cortar por sus diagonales para obtener un total de 4 triángulos por cada carta. 

Distribuidos en varios equipos, los participantes recibirán el mismo número de pedazos de cartas.  ¿El objetivo? Tras 15 minutos haber logrado reunir más cartas completas que el resto de los grupos. Por lo tanto, se trata también de una estupenda dinámica de equipo para fomentar el trabajo en equipo.

Para ello tendrán que hablar no solo entre sí, sino también con el resto de grupos y negociar con ellos para obtener los pedazos de cartas que necesitan. Unas estrategias de negociación que podéis poner en común al final del ejercicio y así aprender unos de otros. 

Dinámicas de equipo para trabajar en la resolución de problemas

Las dinámicas de equipo para trabajar en la resolución de conflictos son perfectas no solo para fomentar el trabajo en equipo, sino también, como su propio nombre indica, para lograr buscar respuestas creativas de forma grupal a problemas comunes. 

Un ejercicio muy recomendable principalmente en empresas donde el día a día lo constituyen una gran tipología de acciones y emergencias que resolver (por ejemplo: agencias de marketing y comunicación). En este sentido, una dinámica de equipo para fomentar la creatividad que vimos y nos gustó mucho fue la siguiente: 

Plan de emergencia

El juego es muy sencillo y puede desarrollarse como todo un equipo (o en varios, en el caso de ser demasiados. Unas 10 personas por grupo sería lo ideal). Un equipo que tendrá que dar respuesta a una pregunta: si nos quedáramos encerrados en la oficina y tuviéramos que sobrevivir en ella durante un mes, ¿Cómo lo conseguiríamos? ¿Cómo nos organizaríamos? 

En 15 minutos el equipo tendrá que haber llegado a una conclusión grupal de qué harían y qué 5 elementos dentro de la oficina consideran imprescindibles para ello.

Muy importante: la resolución ha de ser conjunta, por lo que deben estar de acuerdo todos los miembros del equipo. 

La pregunta inicial puede modificarse por otras. Por ejemplo: ¿Cómo conseguiríamos salir de aquí? De esta forma, se convierte en una dinámica de equipo para trabajar en la toma de decisiones con distintos objetivos y desde diferentes perspectivas.

Dinámicas de equipo para mejorar la motivación del equipo

En este caso, si bien existen numerosas ejercicios y dinámicas de equipo para mejorar la confianza en el equipo, nosotros hemos comprobado que lo más eficaz en este sentido es realizar determinadas acciones en el día a día acompañados de ciertos “eventos” puntuales.

¿A qué acciones nos referimos?

• Lograr que tanto los altos mandos como los mandos intermedios se acostumbren a valorar y reconocer el trabajo bien hecho por sus respectivos equipos.
• Fomentar la flexibilidad laboral (por ejemplo: enfocar el trabajo más en los resultados, en lugar de al cumplimiento de un estricto horario) y la conciliación laboral.
• Establecer una política de incentivos. Pluses, comisiones, viajes o actividades de team building son algunas de las medidas que puedes implementar. 
• Ambiente colaborativo. Un equipo unido es la mejor forma para lograr la máxima motivación a nivel grupal. Las dinámicas que antes comentábamos sirven a este objetivo, sí; pero sobre todo lo hará una política de RRHH que busque la cooperación de los distintos departamentos de forma transversal.

En cuanto a eventos puntuales puedes implementar desde acciones “complejas”, como son los Escape Rooms, viajes o Paint Ball; a otras más sencillas, pero igualmente efectivas, como la celebración de los distintos cumpleaños de los miembros del equipo, cenas de Navidad, comidas por cierres de Temporada o, incluso, pequeños detalles como celebrar San Valentín con bombones o llevar un día a la oficina chocolate con churros. Sí, tan simple como eso.

Con todo, si bien esperamos que estas dinámicas de equipo en el trabajo te sean de gran ayuda dentro de tu organización, recuerda que no son las únicas existentes. De hecho, te invitamos a crear las tuyas propias. 

Ten en mente siempre el objetivo que pretendes alcanzar y recuerda: que toda acción esté encaminada a fomentar un entorno de trabajo más agradable. 

Las reuniones online no son algo nuevo: desde hace ya más de una década han estado presentes en bastantes empresas de nuestro país. Con todo, sin duda su gran boom se ha producido junto con la aparición de la crisis del Covid19.

Desde entonces su formato se ha popularizado al igual que el teletrabajo. Y no es para menos, ya que plantean muchas ventajas (no presencialidad; compartir informes, documentos y presentaciones en directo; flexibilidad, etc.). Sin embargo, también pueden plantear inconvenientes…

La gran ventaja de las reuniones online es su aumento de la productividad. Con todo, su mal organización o abuso de ellas pueden ocasionar el efecto contrario

Cómo organizar reuniones online y cómo evitar que estas reuniones consuman el tiempo se ha convertido en un debe de cualquier empresa u organización. De lo contrario, este ahorro de tiempo puede transmutarse en gasto, la flexibilidad en interrupciones constantes y la productividad en una pérdida de la misma.

Al tener múltiples espacios de Coworking, en Coolab estamos más que habituados a que empresas de todo tipo mantengan a diario reuniones online con clientes y con sus propios equipos. A ellas hemos recurrido para elaborar el artículo que tienes hoy ante ti. 

¿Quieres saber qué nos aconsejan y cómo hacer reuniones online efectivas con un equipo en remoto? Veámoslo: 

6 aspectos y métodos para hacer ágiles las reuniones online

Las reuniones de equipo no deberían durar más de 15 minutos

Por fortuna o desgracia, seguro que también en tu empresa os reunís de forma diaria. Ya sea a nivel interno o externo. La gran mayoría de estas reuniones online pueden solventarse con rapidez. Dailys, proyectos menores, actualizaciones, etc. 

Este tipo de reuniones online deberían acortarse lo máximo posible. Para ello es imprescindible una organización eficiente:

• Marca un objetivo definido para dicha reunión online, y avisa del mismo a los participantes con antelación, junto con la convocatoria.
• Aborda los puntos más importantes justo al principio de la reunión online. No los dejes para el final. 
• Trata de limitar las intervenciones a 2-3 minutos. Lógicamente en este punto se puede ser más o menos flexible en función de aquello de lo que se tenga que informar. Pero evitando siempre el irse por las ramas.

Estos 3 pasos también deberían serte de ayuda para reuniones online de mayor calado; aumentando, eso sí, el tiempo individual de cada intervención. 

¿Entonces es productivo hacer reuniones de seguimiento diarias?

Sí si precisamente limitamos estas a 15 minutos. En dichas reuniones se deberían abordar tan solo los puntos más relevantes, y no las tareas rutinarias. De efectuarse correctamente, estas reuniones online ayudarán a que todo el equipo sea consciente de la actividad de la empresa, fomentarán el trabajo en equipo y no serán una pérdida de tiempo

Finalizada la reunión: redacta una bitácora

Corta, sencilla, directa. La idea es enviar a los asistentes de la reunión online un pequeño mail que resuma la decisión (o decisiones) tomadas; así como lo que se debe hacer a continuación.

De esta forma evitarás que toda reunión se lleve a cabo en balde. 

Una bitácora concisa. Como este apartado. 

¿Quién debe a asistir a una reunión de equipo? ¿Solo jefes o también empleados?

Muchas veces (demasiadas, en nuestra opinión) a las reuniones online asisten más personas de las requeridas. Personal que poco o nada tiene que ver con el tema/proyecto que se va a tratar, pero que acude o es invitada por compromiso, costumbre y otros mil y un motivos. 

Esta sobre masificación de las reuniones online no solo suponen una pérdida de tiempo para dichas personas, sino también para todas las demás, ya que se deberá dedicar cierto tiempo a explicar conceptos y detallar actualizaciones que ya sabe el resto del equipo.

Para evitarlo, han de estar presentes únicamente las personas involucradas en el proyecto en cuestión. Los profesionales al cargo y su superior inmediato (y no toda la plana mayor). De hecho, compartimentar de este modo las reuniones online es una de las claves de los métodos de trabajo Agile.

1-2-4-All

Se trata de una metodología que consiste en, antes de una reunión, llevar a cabo una reflexión individual. Después, compartir dicha reflexión por parejas. Posteriormente, en grupos de 4. Y, finalmente una exposición en conjunto de cada grupo. De esta forma, se agilizan mucho las reuniones y la puesta en común de cada uno de los miembros participantes.

Cómo saber si una reunión es necesaria o no

Simple y llanamente: cuándo se han de tomar decisiones en conjunto.

Más de una vez (y de dos, y de tres…) hemos visto cómo se convocan reuniones online para informar de cambios menores, de la situación de la empresa, compartir conclusiones, etc.

Si bien este tipo de reuniones pueden ser útiles para crear equipo, se han de espaciar en el tiempo para evitar interrupciones constantes en el flujo de trabajo.

¿Quieres que el resto del equipo de su opinión? ¿Quieres fomentar el debate en busca de la mejor decisión para un tema en concreto? En ese caso, convoca la reunión online.
De lo contrario, piénsate dos veces si realmente no podrías transmitir dicha información con un simple mail.  

Cómo marcar objetivos para las reuniones: la agenda de reunión 

Crear una agenda de reunión te ayudará a optimizar el tiempo, aumentar la participación y evitar posteriores reuniones innecesarias porque se hayan quedado uno o dos temas en el tintero. 

• La idea es abordar un objetivo. Solo uno. Un objetivo a partir del cual puedan desgranarse otras metas secundarias, pero igualmente ligadas a ese objetivo único. 
• Informar del mismo a los asistentes con antelación (vía mail), para que tengan claro de qué se va a hablar y puedan preparar con tiempo los documentos o información pertinente. 
• Anotar en ficha agenda/documento las decisiones que se han tomado durante la reunión online, y definir los siguientes pasos que se han de dar. Es decir, las metas que se han de cumplir en relación con el objetivo principal y cuyo cumplimiento se abordarán (si es necesario) en una reunión posterior. Paso a paso. 

¿Qué hacer para que las reuniones sean más productivas?

Hay una serie de aspectos adicionales que también puede ayudarte a reducir el tiempo de las reuniones y aumentar su eficacia. Las reunimos a continuación: 

• Introducir la figura de un moderador que gestione los tiempos de las intervenciones y guíe la reunión para evitar que las conversaciones se vayan por otros derroteros. 
• Son muchas las plataformas a través de las cuales realizar una reunión online. Te dejamos aquí algunas de las más utilizadas: WebEx, Teams, Google Hangouts, GoToMeeting. 
• Fomentar la videollamada. Los diálogos son más eficaces cuando también interviene la comunicación no verbal. 
• Apoyar las reuniones en herramientas colaborativas como el propio chat de la plataforma utilizada, las encuestas o los documentos editables de Drive, por poner tres ejemplos. 

Esperamos que estos consejos te sean de gran ayuda para optimizar el rendimiento de las reuniones online y cómo reducir al mínimo las reuniones innecesarias en un equipo. Con todo, si tienes alguna consulta o experiencia propia, no dudes en comentárnosla a través de nuestros perfiles de redes sociales. Estaremos encantados de ayudarte en todo lo posible.